O.T.C. Voevke heeft naar aanleiding van de AVG een privacyverklaring opgesteld waarin we uiteenzetten welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we daarmee omgaan. Alle bestaande en nieuwe leden worden geacht kennis te nemen en hebben van de inhoud van deze privacyverklaring. Mocht je hier vragen over hebben kan je altijd contact opnemen met de voorzitter via [email protected].
AVG – Privacyverklaring O.T.C. VOEVKE
In verband met de privacywetgeving AVG geven nieuwe en bestaande leden van de tennisvereniging O.T.C. Voevke toestemming voor het beheren van hun gegevens m.b.t. de volgende zaken:
▪ O.T.C. Voevke maakt gebruik van de ledenadministratie applicatie van de Koninklijke Nederlandse Tennis Bond (KNLTB).
▪ O.T.C. Voevke administreert (via de KNLTB) de volgende persoonsgegevens: Naam, Adres, Postcode en Woonplaats, E-mailadres, Geboortedatum, Telefoonnummer, Bondsnummer
▪ O.T.C. Voevke administreert (via de KNLTB) de betaling van het lidmaatschapsgeld en trainingsbijdrage. Deze controleert O.T.C. Voevke ook via de eigen bankafschriften. Bankafschriften worden, in verband met de fiscale bewaartermijn ten minste zeven jaren bewaard.
▪ De persoonsgegevens zoals geadministreerd via de ledenadministratie applicatie van de KNLTB worden niet aan derden verstrekt.
▪ De persoonsgegevens van leden die hun lidmaatschap opzeggen worden in de ledenadministratie applicatie van de KNLTB gemarkeerd als ‘niet actief lid’. Na vijf jaren worden deze gegevens definitief verwijderd uit de ledenadministratie van de KNLTB.
▪ De e-mailadressen van leden gebruiken we voor het verzenden van een periodieke nieuwsbrief via email of KNLTB clubapp. Bij de ontvangst van de nieuwsbrief via email zijn de emailadressen van andere leden niet zichtbaar. Ten behoeve van de verzending van de nieuwsbrief exporteert O.T.C. Voevke de actuele mailadressen vanuit de ledenadministratie applicatie van de KNLTB.
▪ Bij (her)inschrijving van een lid wordt hij of zij door de ledenadministrateur geïnformeerd over de privacyverklaring.
▪ Bestuursleden van O.T.C. Voevke communiceren met haar leden via ‘functionele’ mailadressen
▪ De computerapparatuur van bestuursleden zijn beschermd tegen virussen en vergrendeld met een password/pincode.
▪ De secretaris en penningmeester houden op privé computerapparatuur een digitale administratie bij van binnengekomen berichten, bestuursdocumenten, en documenten opgesteld ten behoeve van PR/communicatie rondom activiteiten. Het digitale archief wordt overgedragen bij een wisseling van de betreffende functie.
▪ Op de website www.voevke.nl worden de bestuursleden met naam, functie en e-mail adres weergegeven. Van de leden van diverse commissies worden alleen de namen gepubliceerd.
▪ Van competitiespelers worden de namen en eventueel een foto weergegeven.
▪ Op de website worden aankondigingen en verslagen geplaatst van activiteiten, in tekst en beeld (direct alsook via de social media kanalen). Sommige verslagen worden gezonden aan Week In Week Uit en de Boerhoorn.
▪ O.T.C. Voevke gebruikt een Facebookpagina en Instagram om activiteiten aan te kondigen en korte actuele berichtjes te plaatsen in zowel tekst als beeld.
▪ Voor alle gegevens op zowel website als de socials geldt dat leden en sponsoren bezwaar kunnen maken bij de voorzitter waarna bekeken wordt of aanpassingen noodzakelijk zijn.
▪ De logo’s van sponsoren maken we zichtbaar op de website en nieuwsbrief al dan niet met een link naar hun website.
▪ Privacy/AVG is vast agendapunt tijdens de algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen.
Het bestuur
Februari 2026